Введення штатно-посадової книги
Крім штатного розпису, рекомендується оформити й вести в службі персоналу штатно-посадову книгу — робочий обліковий документ.
Слід зауважити, що штатно-посадова книга, на відміну від штатного розпису, допомагає у вирішенні питань стосовно конкретного працівника, а не штатної одиниці.
На практиці книгу поділяють на розділи, найменування яких відповідають найменуванням структурних підрозділів. Розділи розміщують у тому самому порядку, в якому вони наводяться в штатному розписі.
На підприємствах, де нема структурних підрозділів, розділи штатно-посадової книги можна сформувати за функціональним принципом, як-от: «Управління», «Планування та прогнозування», «Фінансова робота та облік», «Робота з персоналом» і т. ін.
Кожен розділ книги слід починати на новому розвороті. У кожному розділі бажано залишати кілька вільних рядків для продовження записів у разі внесення змін до штатного розпису (як під час його затвердження, так і згодом).
Записи до штатно-посадової книги бажано роботи одразу після видання наказу про прийняття/переведення працівника на іншу роботу постійно, внесення змін до штатного розпису.
Оскільки, штатно-посадова книга є, по-суті, документом оперативного обліку, відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів, посад/професій) записують олівцем. У разі зміни розміру посадового окладу/тарифної ставки/окладу, надбавки або доплати (звичайно після видання відповідного наказу) вказані показники витирають і записують нові.
Також, витирають відомості про працівника, у разі його звільнення з роботи чи переведення на іншу роботу постійно. Згодом, на цьому місці записують відомості про нового працівника.
Важливо
Зверніть увагу! Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (стаття 503), строк зберігання списків (штатно-облікового складу) працівників — 75 років.
Вимоги до штатно-посадової книги
Важливий момент — штатно-посадова книга нумерується, прошнуровується, засвідчується підписом керівника і печаткою (за наявності).
Але, штатно-посадову книгу, також, можна ввести в електронному вигляді, якщо товариство перейшло на електронний документообіг, тоді її ведуть в електронному вигляді, наприклад у програмі Excel. В такому випадку, перед перевіркою, книгу роздруковують, також, нумерують сторінки, прошнуровують і засвідчується підписом керівника і печаткою (за наявності).
Висновок
Отже, штатно-посадова книга, як зазначено раніше, це робочий документ кадрового працівника. Законодавство не вимагає, щоб усі підприємства вели штатно-посадову книгу. Але зауважимо, що краще вести відповідну книгу, це допоможе в кадровій роботі та при складанні звітів тощо.
Анна Мілієнко-Самсонова,
Головний редактор електронної системи "ОК.Кадровик""
Увага! Відтворення матеріалів ОК.Кадровик можливе, лише з письмового дозволу редакції та з посиланням на джерело інформації