Як скласти наказ про відпустку?
Наказ може бути оформлений за уніфікованою формою наказу або складений в довільній формі.
Законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР передбачені такі види відпусток:
1) щорічні відпустки:
• основна відпустка (стаття 6 цього Закону);
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);
• додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
2) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13, 14 і 15 цього Закону);
3) творча відпустка (стаття 16 цього Закону);
3 1) відпустка для підготовки та участі в змаганнях (стаття 16 1 цього Закону);
4) соціальні відпустки:
• відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (стаття 17 цього Закону);
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 цього Закону);
• відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (стаття 18 1 цього Закону);
• додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (стаття 19 цього Закону);
5) відпустки без збереження заробітної плати (статті 25, 26 цього Закону).
Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.
Важливо!
Будь-яка відпустка має оформлюватися відповідним наказом (розпорядженням) керівника юридичної особи.
Під час складення і оформлення наказу (розпорядження) про відпустку слід мати на увазі, що:
• дату проставляють під час підписання наказу. Дату дозволяється оформлювати як словесно-цифровим, так і цифровим способом;
• реєстраційним індексом наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку із навчанням є порядковий номер у межах року за журналом реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання (5 років), а про всі інші види відпусток ― за журналом реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання (75 років);
• текст наказу про відпустку оформлюють у вигляді анкети, де має бути передбачена така постійна інформація для внесення відомостей про працівника: – прізвище (оформлюють великими літерами), ім’я, по батькові;
– найменування структурного підрозділу;
– найменування посади (професії) працівника із зазначенням за наявності його розряду, кваліфікаційної категорії, класу;
– вид відпуски;
– підстава(-и) для надання відпустки. Підставою для надання відпустки, як правило, графік відпусток юридичної особи на рік, заява працівника, складена на ім’я керівника юридичної особи;
– період роботи працівника, за який надається відпустка (оформлюють з використанням прийменників «з» і «по»);
– період відпустки із зазначенням дат початку й закінчення відпустки (оформлюють з використанням прийменників «з» і «по»);
– кількість календарних днів;
• у тексті наказу про надання щорічної основної відпустки може бути позначено надання матеріальної допомоги на оздоровлення. Утім, розпорядчий документ про надання матеріальної допомоги має бути оформлений окремо від наказу про відпустку, адже ці види розпорядчих документів мають різні строки зберігання й формуються в різні справи;
• візують розпорядчий документ про відпустку відповідні посадові особи у такій послідовності: — керівник кадрової служби (особа, відповідальна за роботу з кадрами);
– керівник структурного підрозділу;
– головний бухгалтер;
– заступник керівника юридичної особи, який курирує роботу відповідного структурного підрозділу;
• нижче підпису керівника юридичної особи та віз відповідних посадових осіб оформлюють відмітку «З наказом ознайомлений(-а)», в якій працівник ставить свій підпис і зазначає дату ознайомлення з наказом.
Уніфікована форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (Зразок)
Наказ (розпорядження) про надання відпустки (Зразок)
Анна Мілієнко-Самсонова,
Головний редактор електронної системи "Онлайн-консультант. Кадровик"
ВСІ ЗРАЗКИ ТА ШАБЛОНИ ДОКУМЕНТІВ