Чи потрібні нові особові справи на працівників при повторному працевлаштуванні?
Працівники звільнилися із підприємства А і працевлаштувалися на підприємство Б. Згодом вони знову були прийняті на підприємство А за сумісництвом. Чи заводити нові особові справи та особові картки за формою № П-2 на цих працівників, чи продовжувати старі?
Відповідно до частини другої статті 21 КЗпП працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на кількох підприємствах, в установах, організаціях за умови, що на основному місці роботи йому не встановлено обмеження на таку роботу законодавством (як для працівників державних та комунальних підприємств, установ, організацій) чи колективним договором, умовами трудового договору, що є для працівника основним.
Процедура прийняття на роботу за сумісництвом, зокрема на іншому підприємстві, в установі, організації, відрізняється від процедури прийняття на основну роботу лише тим, що працівник має подати заяву на ім’я керівника підприємства (установи, організації) із зазначенням, що він бажає працювати за сумісництвом.
Не передбачено подання дозволу на роботу за сумісництвом у будь-якій формі з основного місця роботи, а також трудової книжки працівника.
Прийняття на роботу за сумісництвом має супроводжуватися, зокрема:
— оформленням особової картки працівника за формою № П-2, затвердженою наказом Державного комітету статистики України і Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;
— оформленням особової справи;
— внесенням прізвища, імені, по батькові працівника за присвоєним табельним номером до табеля обліку використання робочого часу за формою № П-5, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.
Облікові документи працівника-сумісника, відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, мають зберігатися:
— особові справи — 75 років після звільнення (ст. 495 Переліку);
— особові картки працівника (типова форма № П-2) — 75 років після звільнення (ст. 499 Переліку).
Важливо
Оскільки повторне прийняття на підприємство є укладанням нового трудового договору, що обумовлено наданням нового табельного номера, новим періодом роботи, за який надається відпустка, а, можливо, і новою посадою працівника, використання старої особової картки може внести лише плутанину. Отже, користуватися нею не слід.
Використання старих облікових документів у разі повторного прийняття на роботу жодним нормативним документом не передбачено.
Анна Мілієнко-Самсонова,
Головний редактор електронної системи "Онлайн-консультант. Кадровик"