Який спеціаліст готує наказ про відрядження? Яким нормативним документом можливо це підтвердити?

Окремі або усі відповідні розпорядчі документи підприємства, установи, організації (далі — підприємство) щодо службових відряджень, зокрема і наказ про службове відрядження готує працівник (працівники) підприємства, для якого відповідні обов'язки передбачені локальними нормативними актами підприємства, наприклад, положенням про певний структурний підрозділ (відділ кадрів, управління персоналом, бухгалтерію, канцелярію тощо), посадовою інструкцією  відповідного працівника, графіком документообігу, інструкцією з діловодства, положенням про відрядження тощо.

При цьому, слід мати на увазі, що згідно з п. 4 Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівника (далі — ДКХП), які були затверджені разом з Випуском 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 № 336 (далі — Випуск 1), основою для складання положень про структурні підрозділи та  посадових інструкцій на окремому підприємстві є відповідні кваліфікаційні характеристики, що містяться у доречних галузевих випусках ДКХП,

Разом з тим, зазначаємо, що згідно із п. 6 Загальних положень ДКХП у кваліфікаційних характеристиках, що містяться у ДКХП визначено перелік основних робіт, які притаманні тій або іншій посаді, виходячи із встановленого в галузях економіки поділу і кооперації праці. Конкретний же перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі ДКХП роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства.

При цьому, якщо виникає необхідність, завдання та обов'язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Наприклад, у кваліфікаційній характеристиці завідувача канцелярії (випуск 1 ДКХП) передбачено, що він, серед іншого, «бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад, організовує їх технічне обслуговування, оформлює документи на відрядження, реєструє працівників, які прибувають у відрядження на підприємство,до установи, організації». У той же час подібні обов'язки з оформлення відряджень відсутні у кваліфікаційній характеристиці начальника відділу кадрів, але згідно з п. 6 Загальних положень ДКХП вони можуть бути додані і до посадової інструкції начальника відділу кадрів на конкретному підприємстві (тобто коло його обов'язків може бути розширене), адже підготовка проекту наказу про службове відрядження не потребує достатньо складних знань (кваліфікації, спеціальності), які можуть бути лише у завідувача канцелярії і не можуть бути у начальника відділу кадрів.

Важливо

Подібним чином у кваліфікаційній характеристиці інспектора з кадрів (випуск 1 ДКХП) узагальнено записано, що він серед іншого, «оформлює прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів». У посадовій же інструкції інспектора з кадрів зазначена документація з кадрів може бути відповідним чином «конкретизована», наприклад, таким чином: «оформлює ... іншу встановлену документацію, зокрема, проекти наказів про надання відпустки, службові відрядження, направлення на підвищення кваліфікації тощо».

Також відповідна процедура, щодо направлення працівника у службове відрядження, може бути детально конкретизована у затверджених керівником підприємства графіку документообігу на підприємстві, положенні про відрядження на підприємстві тощо.

Наприклад, у зазначених документах можна прописати, що для направлення працівника у службове відрядження керівник структурного підрозділу відповідного працівника повинен підготувати та подати до відділу кадрів службову записку, щодо необхідності (доцільності), направлення певного працівника у відповідне службове відрядження. На підставі цієї записки конкретний працівник відділу кадрів готує проект наказу про службове відрядження, який візується начальником відділу кадрів і далі подається за необхідності для погодження іншими посадовими особами підприємства, наприклад, бухгалтерії. Далі певний працівник бухгалтерії (головний бухгалтерії) узгоджує (візує) проект наказу та подає його на підпис керівнику підприємства тощо.

Крім того, якщо йдеться про окремі специфічні види діяльності, відповідні обов'язки з оформлення документації щодо службових відряджень, можуть бути передбачені і у спеціальних нормативно-правових актах. Наприклад, у п. 33 ч. 2 розділу ІІ «Основні завдання, функції та права служби управління персоналом» Типового положення про службу управління персоналом державного органу, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 03.03.2016 № 47, прописано, що зазначена служба, серед іншого, «у межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження персоналу державного органу».