Як вести електронні трудові книжки

10.06.2021 набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-ІХ (далі — Закон № 1217), який вносить зміни до ряду законодавчих актів, зокрема до КЗпП, Кримінально-виконавчого кодексу України, Кодексу цивільного захисту України, Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття», Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та ін.

У ст. 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі — Закон № 2464) зазначено, що на кожну застраховану особу заводиться персональна електронна облікова картка, яка складається з п’яти частин, а саме:

1) умовно-постійної частини картки:

2) частини картки, що відображає страховий стаж, заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування;

3) частини картки, що відображає особливості статусу особи:

4) частини картки, що відображає здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;

5) частини картки, що відображає трудову діяльність особи, у тому числі за період до 1 січня 2004 року (далі - електронна трудова книжка). Відомості, зазначені в цьому пункті стосовно періодів роботи та інших періодів, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, зараховувалися до стажу роботи та займаних особою посад за період до набрання чинності Законом № 1217, вносяться до даних реєстру застрахованих осіб на підставі трудової книжки особи, а за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній - документів, передбачених порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України.

Порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок визначаються Пенсійним фондом за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.

Отже, електронна трудова книжка — це відомості про трудову діяльність працівника у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Для переходу на електронні трудові книжки законодавством відводиться п’ять років починаючи з 10.06.2021.

Основні етапи при переході на електронні трудові книжки:

сканування паперових трудових книжок та передача їх в електронному вигляді до Пенсійного фонду України;
включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (відомостей, що містяться у сканованих копіях трудових книжок);
видача паперових трудових книжок працівникам, лише після включення Пенсійним фондом України відомостей, що містяться у сканованих копіях трудових книжках, до реєстру застрахованих осіб.

Щодо сканування трудових книжок та передачі їх роботодавцем до Пенсійного фонду України
Пунктом 2 Закону № 1217 встановлюється, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом № 1217 на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Для подання скан-копії трудової книжки роботодавцем потрібно:

зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
обрати меню «Відомості про трудові відносини»;
заповнити дані про працівника;
додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;
відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Вимоги до скан-копій:

скан-копія повинна бути кольорова;
необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи-рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
формат зображення має бути jpg або pdf;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Щодо обліку трудової діяльності
Порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 (далі — Порядок № 1084). Порядок визначає механізм організації обліку трудової діяльності працівника, з метою забезпечення ведення єдиного обліку застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування та їх ідентифікації, накопичення, зберігання та автоматизованої обробки інформації про сплату платниками єдиного внеску і про набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат та порядок надання інформації з реєстру застрахованих осіб.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, зазначених у пункті 8 Порядку № 1084, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів (п.9 Порядку № 1084).

Пенсійний фонд України в місячний строк мав визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (п. 4 Постанови Кабінету Міністрів України «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084). Але досі вказаний Порядок Пенсійним фондом України не затверджено.

Зауважимо, не поспішайте відразу після сканування видавати паперові трудові книжки працівникам, це можна зробити лише після включення Пенсійним фондом України відомостей, що містяться у скан-копіях трудових книжках, до реєстру застрахованих осіб.

Щодо дій роботодавця по веденню трудових книжок

Прийняття на роботу

Ч. 2 ст. 24 КЗпП визначено, що при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ч.3 ст. 24 КЗпП).

З одного боку трудова книжка не є обов’язковим для надання при прийнятті на роботу документом, з іншого — роботодавець зобов’язаний виконати вимогу працівника про оформлення трудової книжки при укладенні трудового договору вперше.

Отже, при прийнятті, працівник може не надавати трудову книжку, а замість неї надати відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Визначення основного місця роботи

Основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі (п. 12 частини першої ст.1 Закону № 2464).

П. 31 частини другої ст. 16 Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV визначено, що застрахована особа зобов’язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи, як основного, згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).

Внесення записів про трудову діяльність до трудової книжки, яка знаходиться у працівника

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Звільнення з роботи

Згідно із ч. 1 ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, яка у нього зберігається.

У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 5 ст. 235 КЗпП).

Отже, при звільненні працівника, з яким трудовий договір укладено після 10.06.2021 та який при прийнятті на роботу замість трудової книжки надав відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування:

працівникові необхідно видати копію наказу (розпорядження) про звільнення під його особистий підпис на оригіналі наказу про звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, копію наказу (розпорядження) про звільнення слід надіслати йому поштою;
на вимогу працівника необхідно внести належні записи про звільнення до його трудової книжки, яка у нього зберігається. Якщо працівник, відсутній на роботі у день звільнення, звернувся на підприємство з такою вимогою вже після дня звільнення, роботодавець має внести належні записи про звільнення до трудової книжки працівника.
провести з працівником розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП.

При звільненні працівника, з яким трудовий договір укладено до 10.06.2021 і його трудова книжка ще знаходиться на підприємстві або з яким трудовий договір укладено після 10.06.2021 та він при прийнятті на роботу надав паперову трудову книжку:

видати працівникові належно оформлену трудову книжку під підпис в отриманні в Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них та особовій картці Типової форми П-2 (поки іншого порядку для підтвердження видачі працівникові трудової книжки не визначено). Якщо працівник у день звільнення не працював слід надіслати йому поштою повідомлення про необхідність отримати трудову книжку. Пересилання трудової книжки поштою дозволяється, лише за письмовою заявою працівника на вказану ним адресу;
обов’язково видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, незалежно від підстави припинення трудового договору, навіть за власним бажанням працівника. Копію наказу (розпорядження) про звільнення краще видати під особистий підпис працівника на оригіналі наказу про звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, копію наказу (розпорядження) про звільнення слід надіслати йому поштою;
провести з працівником розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП.

Лариса Красовська,

експерт із трудового права і кадрового діловодства

Зверніть увагу! Відтворення матеріалів "ОК.Кадровик" можливе, лише з письмового дозволу редакції та з посиланням на джерело інформації.