Складаємо графік відпусток працівників

Графік відпусток ― це інформаційно-аналітичний документ, що оформлюють на підприємствах, в організаціях, установах (далі — підприємство) та який визначає черговість надання працівникам оплачуваних відпусток упродовж календарного року.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ Й ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ ГРАФІКА ВІДПУСТОК

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504), черговість надання відпусток визначають відповідно до графіків, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводять до відома всіх працівників.

У Типових правилах внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20 липня 1984 року № 213, зауважено, що графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше за 5 січня поточного року. Водночас зволікати з підготовкою цього складного й багатоетапного документа й переносити її на початок року не варто. Адже перші кілька днів нового календарного року зазвичай є святковими. До того ж останнім часом дедалі більше працівників улаштовують собі новорічні канікули, а тому беруть відпустку від самого початку року. Оскільки таке бажання працівника має бути узгоджено з роботодавцем і зафіксовано в графіку відпусток, то, відповідно, його має бути підготовлено заздалегідь. А отже, цей документ на майбутній рік бажано складати в листопаді-грудні поточного року.

ПРАВИЛА, ЯКИМИ ТРЕБА КЕРУВАТИСЯ ПІД ЧАС СКЛАДАННЯ ГРАФІКА ВІДПУСТОК

Складаючи графік відпусток, слід ураховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. При цьому треба керуватися такими важливими правилами:

  • включати до графіка всіх працівників підприємства;

  • передбачати всі щорічні обов’язкові оплачувані відпустки (таблиця), окрім навчальних;

Таблиця 1

Перелік оплачуваних відпусток, які слід ураховувати під час складання графіка відпусток

Види відпусток

НПА

Щорічна:
- основна;
- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
- додаткова відпустка за особливий характер праці;

- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством (наприклад, для держслужбовців, окремих категорій медиків тощо)

стаття 6 Закону № 504
стаття 7 Закону № 504
стаття 8 Закону № 504

Додаткова відпустка учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни, статус яких визначений Законом України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", особам, реабілітованим відповідно до Закону України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років", із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу

стаття 162 Закону № 504

Соціальна додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи

стаття 19 Закону № 504

Додаткова відпустка працівникам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи

Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1991 року № 796-XII

 

  • поділяти відпустки на частини з урахуванням вимог трудового законодавства;

  • період надання відпустки та її можливий поділ на частини працівник і роботодавець мають попередньо узгоджувати;

  • у першу чергу враховувати інтереси працівників, які мають переважне право на щорічну відпустку в зручний для них час. До таких працівників належать:

1) особам віком до вісімнадцяти років;

2) особам з інвалідністю;

3) жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

7) ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту";

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу (ч. 14 ст. 10 Закону № 504).

Окрім цих правил, існують ще такі важливі моменти, якими не слід нехтувати під час складання графіка відпусток:

  • працівників деяких категорій, які відпрацювали на підприємстві менш як шість місяців, також можна включати до графіка відпусток. До таких працівників належать:

1) жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

2) особам з інвалідністю;

3) особам віком до вісімнадцяти років;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;

6) сумісникам - одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

11) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

  • не всі відпустки, не використані в поточному році, автоматично переносять на наступний рік. Наприклад, працівник не реалізував право на відпустку як учасник бойових дій у 2016 році. У 2017-му він не зможе скористатися днями відпустки за статтею 162 Закону № 504, не використаними у 2016 році. Тобто у 2017 році він матиме право на цю відпустку тривалістю лише 14 календарних днів.

ШІСТЬ ЕТАПІВ ПІДГОТОВКИ ГРАФІКА ВІДПУСТОК

Підготовка графіка відпусток підприємства складається з шести основних етапів, які слід проходити в певній послідовності. Далі розглянемо їх докладніше.

Підготовка графіка відпусток підприємства складається з шести основних етапів, які слід проходити в певній послідовності. Далі розглянемо їх докладніше.

Перший етап. Визначення особи, відповідальної за підготовку проекту графіка відпусток. Зазвичай цю роботу доручають кадровику. На невеликому підприємстві, у штаті якого не передбачено такої посади, це завдання може бути покладено на секретаря або іншого працівника, що відповідає за роботу з кадрами й ведення кадрової документації.

Видавати наказ про складання графіка відпусток на підприємстві не потрібно, адже щорічна підготовка цього документа входить до функцій кадрової служби й має бути зафіксована в посадовій інструкції відповідного працівника. Утім, видавання такого розпорядчого документа за рішенням керівника не вважатиметься порушенням, а тому не потягне за собою адміністративної відповідальності.

А от відсутність самого графіка відпусток, на думку Міністерства соціальної політики України (лист Міністерства соціальної політики України від 29 липня 2015 року № 191/10/136-15), розглядається як інші порушення вимог законодавства про працю. За такий проступок, згідно зі статтею 265 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), передбачено фінансові санкції — штраф у розмірі мінімальної заробітної плати. Відповідно до статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП), посадовим особам підприємства загрожує штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Повторне протягом року вчинення посадовою особою підприємства порушень, передбачених частиною першою статті 41 КУпАП і за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, призведе до штрафу в розмірі від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Другий етап. Збір пропозицій від структурних підрозділів. Керівники структурних підрозділів (відділ, цехів, служб тощо) мають опитати своїх підлеглих щодо того, коли вони бажають скористатися відпустками. Побажання працівників можуть бути оформлені, наприклад, у вигляді опитувальних листів. На підставі них керівник має скласти графік відпусток структурного підрозділу й передати його кадровикові.

Насамперед керівник структурного підрозділу має виокремити з числа своїх підлеглих тих працівників, яким згідно із законодавством щорічні відпустки надаються в зручний для них час. Урахувавши ці побажання, керівник далі опитує (усно чи письмово) інших працівників свого підрозділу.

За результатами опитування керівник готує проект графіка відпусток свого підрозділу. Зразок заповнення граф такого документа наведено в додатку 1. При цьому радимо керівникам під час опитування (якщо його проводять у письмовій формі) та (чи) розроблення графіка відпусток структурного підрозділу отримати від працівника підпис на одному чи всіх підготовчих документах. У такому разі в роботодавця будуть докази, що з працівником дійсно узгодили період його відпустки(-ок).

Третій етап. Оформлення й підписання проекту графіка відпусток. Зібравши проекти графіків відпусток від усіх структурних підрозділів кадровик складає зведений графік. При цьому він іще раз перевіряє отриману інформацію, ураховуючи загальні вимоги й правила складення графіку відпусток, а також відомості, унесені до особових карток працівників.

Виявивши помилки або неточності у визначенні виду відпустки чи періоду, за який її надають, у розрахунку тривалості відпустки тощо, кадровик уносить відповідні корективи й за необхідності узгоджує їх із працівником, якого вони стосуються.

Остаточно оформлений проект графіка відпусток працівників підприємства перед поданням на погодження керівникові має підписати його відповідальний виконавець, наприклад:

Начальник відділу кадрів         Потапенко     А. Ю. Потапенко

 

Четвертий етап. Погодження проекту графіка відпусток із профспілкою. На виконання вимог статті 79 КЗпП і статті 10 Закону № 504 графік відпусток підприємства має бути погоджений із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
У результаті погодження на проекті графіка відпусток з’являється гриф погодження, який свідчить про згоду профспілкового представника зі змістом цього документа.

Гриф погодження документа розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для нього на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає:

 
ПОГОДЖУЮ

Голова первинної

профспілкової організації

Гавриленко  О. А. Гавриленко

19.12.2018

 

П’ятий етап. Затвердження графіка відпусток керівником підприємства. Після погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом графік відпусток подають на затвердження керівникові підприємства. Він ознайомлюється з документом і, якщо не має заперечень до його змісту, затверджує належним чином.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа, наприклад:

 
ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Барвінок»

Шмагайло  С. П. Шмагайло

20.12.2018

 

Шостий етап. Доведення графіка відпусток до відома всіх працівників. Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Ця вимога зафіксована в статті 79 КЗпП і статті 10 Закону № 504. Утім, у жодному нормативно-правовому акті (далі — НПА) не зазначено, яким саме (усно чи письмово) має відбуватися процес ознайомлення.

Як свідчить практика, найдоцільнішим є письмове ознайомлення, за якого працівники ставлять особистий підпис. Для цього можна передбачити в тексті документа окрему графу «Підпис» або на зворотному боці його останнього аркуша оформити відмітку «З графіком відпусток ознайомлені», в якій прізвища працівників мають розміщуватися в алфавітному порядку. У такій відмітці працівники й ставитимуть свої підписи й дату ознайомлення з документом.

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ГРАФІКА ВІДПУСТОК ТА ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДЕЯКИХ ІЗ НИХ

Форму графіка відпусток підприємства наразі не встановлює жодний НПА, проте існує уніфікована форма зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол № 7 від 22 грудня 2015 року). Тож радимо скористатися саме нею (додаток 2).

Графік відпусток оформлюють на загальному бланку підприємства або на стандартних аркушах паперу формату А4 переважно з кутовим розташуванням постійних реквізитів.

Цей документ має такі обов’язкові реквізити:

  • найменування підприємства;

  • код форми документа за ДКУД;

  • назва виду документа (ГРАФІК ВІДПУСТОК);

  • дата документа;

  • реєстраційний індекс документа;

  • місце складення документа (назва населеного пункту, в якому зареєстровано підприємство);

  • гриф затвердження документа;

  • заголовок до тексту документа;

  • текст документа;

  • підпис;

  • гриф погодження.

Під час оформлення графіка відпусток слід мати на увазі, що:

  • дату проставляють разом із реєстраційним індексом під час реєстрації графіка в журналі (електронній базі даних) реєстрації внутрішніх документів підприємства після його затвердження керівником;

  • у заголовку до тексту зазначають рік, на який цей графік складено;

  • текст документа завжди оформлюють у вигляді таблиці. Його поділяють на розділи, назви яких мають відповідати найменуванням структурних підрозділів або напрямам діяльності підприємства (якщо воно не має структурного поділу).

 

Олена Михайлівна Загорецька,

провідний науковий співробітник відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник.

Зверніть увагу! Відтворення матеріалів ОК.Кадровик можливе, лише з письмового дозволу редакції та з посиланням на джерело інформації