Підстава прийняття рішень з персоналу: заява, подання, доповідна записка

Діяльність підприємств, установ, орга­нізацій (далі — підприємства) незалежно від форми власності, підпорядкування і сфери діяльності нерозривно пов’язана з прийняттям управлінських рішень, у т. ч. рішень з персоналу, зокрема, щодо:

  •  прийняття на роботу;

  •  переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві;

  •  переміщення;

  •  суміщення професій (посад), виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

  •  відсторонення від роботи;

  •  встановлення неповного робочого часу;

  •  надання відпусток;

  •  звільнення з роботи;

  •  зміни прізвища.

Рішення з персоналу приймаються тільки на підставах, у межах повноважень та у спосіб, передбачений чинним законодавством, зокрема КЗпП України, постановами Кабінету Міністрів України, відповідними положеннями та інструкціями, затвердженими центральними органами виконавчої влади.

Під час прийняття рішень з персоналу можуть використовуватися акти законодавства Союзу РСР, однак лише з питань, не врегульованих чинним законодавством України, і за умови, що ці акти не суперечать Конституції та законам України (По­станова Верховної Ради України «Про по­рядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-ХІІ).

Регулювання трудових відносин на конкретному підприємстві здійснюється на підставі локальних нормативних документів: правил внутрішнього трудового розпорядку, штатного розпису, посадових (робочих) інструкцій.

Рішення з персоналу приймає керівник підприємства (за його відсутності — інша посадова особа, якщо це передбачено статутом, положенням, іншим нормативним актом) на підставі:

Заяви особи (під час прийняття на ро­боту) або працівника підприємства (склада­ється у довільній формі на аркуші паперу формату А4 або на бланку підприємства).

 ЗАЯВА


Заява ― це письмове офіційне повідомлення і (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника юридичної особи.

Заяву найчастіше оформлюють рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом.

Важливо!
Роботодавець може мати заздалегідь виготовлені трафаретні бланки окремих видів заяв (наприклад, заяви про прийняття на роботу, заяви про звільнення, заяви про надання відпустки тощо), що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації.

Заява має містити такі реквізити:

  • адресат (посада, прізвище, ініціали посадової особи, якій надано право прийняття на роботу — у давальному відмінку);

  • заявник (прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону, за наявності, — у заяві про прийняття на роботу; прізвище, ініціали, посада, місце роботи у родовому відмінку — у заяві працівника підприємства);

  • назва документа (заява);

  • зміст заяви (як правило, формулюється прохання і, у разі потреби, його обґрунтування);

  • перелік документів (подаються, як­що це передбачено нормативно-правови­ми актами або якщо особа має певні піль­ги. Це можуть бути копії документа про освіту, довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, посвідчення чи інший документ, що засвідчує певні пільги, передбачені чинним законодавством);

  • дата і підпис заявника.

Уніфікована форма заяви працівника

111

Зверніть увагу!
Розшифрування підпису не вимагається, оскільки його прізвище, повне ім’я та по батькові обов’язково мають бути зазначені у відомостях про автора

Подання (службовий документ, що містить пропозицію, наприклад, перевести працівника на іншу роботу чи посаду, присвоїти йому розряд, категорію, ранг, застосувати заохочення тощо. Подання складається службою персоналу або безпосереднім керівником працівника. В окремих випадках подання погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації);

ПОДАННЯ

Подання ― це інформаційно-аналітичний документ, який містить пропозицію щодо призначення на посаду, переміщення (переведення) на іншу посаду (роботу) або заохочення (нагородження, преміювання) працівника юридичної особи.

 

Внутрішнє подання, яке складає і підписує керівник структурного підрозділу, можна оформити на бланку відповідного структурного підрозділу (за наявності) або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Подання, яке направляють до сторонньої юридичної особи (переважним чином до організації вищого рівня), підписує керівник юридичної особи. Таке подання доцільно оформити на загальному бланку юридичної особи.

Подання може бути оформлено з використанням уніфікованої форми.

Під час складення і оформлення подання, слід мати на увазі, що:

  • дату і реєстраційний індекс подання проставляють у день його підписання. Якщо подання надсилають до юридичної особи вищого рівня, то реєстраційний індекс проставляють за журналом реєстрації (картотекою, електронною базою даних) вихідних документів. Подання, адресоване на ім’я керівника юридичної особи, реєструють у відповідній реєстраційній формі внутрішніх документів;

  • текст подання оформлюють у вигляді анкети, де має бути передбачена така постійна інформація для внесення відомостей про працівника:

 – прізвище, ім’я, по батькові;

– дата і місце народження;

– освіта із зазначенням спеціальності та кваліфікації;

– найменування структурного підрозділу;

– найменування посади, яку обіймає працівник;

– загальний стаж роботи;

– стаж роботи у структурному підрозділі;

– стаж роботи на останній посаді;

– ставлення до роботи та виконання посадових обов’язків;

– підсумки результатів роботи за минулий рік;

– додаткові відомості про заслуги працівника;

– найменування посади, на яку пропонується призначити (перемістити) працівника або вид заохочення чи нагородження;

  • у разі необхідності подання погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. У такому разі у поданні належним чином оформлюють гриф погодження.

Уніфікована форма подання

222

Доповідної записки (документ адре­сується керівникові підприємства і містить виклад факту з висновками і пропозиціями. Як правило, текст записки поділяється на дві частини: у першій — викладаються факти, події, причини, які стали приводом для її написання, у другій — аналізується ситуація, робиться висновок і вносяться пропозиції).

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка ― це інформаційно-аналітичний документ, яким інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, стан виконання роботи тощо. За необхідності у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки ― спонукати керівника до прийняття певного рішення.

Доповідна записка так само, як і подання, може бути внутрішня та зовнішня.

Внутрішню доповідну записку адресують керівнику юридичної особи або керівнику структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник ― автор цієї записки. Якщо внутрішню доповідну записку складає керівник структурного підрозділу на ім’я керівника юридичної особи, то її оформлюють на бланку відповідного структурного підрозділу (за наявності такого бланку), а якщо бланк структурного підрозділу не заведено, то ― на стандартних аркушах паперу з відтворенням основних реквізитів бланку структурного підрозділу. Якщо внутрішню доповідну записку складає працівник структурного підрозділу на ім’я керівника цього підрозділу, її оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Підписує внутрішню доповідну записку відповідно керівник структурного підрозділу або працівник.

Зовнішню доповідну записку адресують, як правило, керівнику юридичної особи вищого рівня. Її оформлюють на загальному бланку юридичної особи. Незалежно від того, хто є виконавцем зовнішньої доповідної записки, підписує її керівник юридичної особи.

Під час оформлення доповідних записок слід мати на увазі, що:

  • дату і реєстраційний індекс доповідної записки проставляють у день її підписання;

  • внутрішні доповідні записки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім доповідним запискам надають за журналом (картотекою, електронною базою даних) реєстрації вихідних документів, а внутрішнім доповідним запискам ― за відповідною формою реєстрації внутрішніх документів;

  • заголовок до тексту доповідної записки має стисло і точно відображати зміст тексту;

  • текст доповідної записки поділяють на дві частини, кожну з яких друкують з абзацу. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій ― дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити;

  • якщо доповідну записку подають або надсилають разом з додатками, то нижче тексту про це роблять відповідну відмітку;

  • у зовнішній доповідній записці у разі потреби зазначають відомості про виконавця(-ів) ― прізвище(-а), ім’я(-ена), по батькові та номер(и) службового телефону.

Уніфікована форма доповідної записки

4

Документів вищого органу управління, рішення суду, повістки міськ(рай)військкомату тощо (приписи в таких документах є обов’язковими для виконання. З питання, викладеного в тому чи іншому документі, керівник підприємства приймає відповідне рішення, про що свідчить його резолюція (напис) на документі).

Резолюція керівника складається з таких елементів:

  • назви структурного підрозділу або прізвища виконавця;

  • змісту доручення;

  • підпису керівника;

  • дати.

 

Анна Мілієнко-Самсонова,
Головний редактор електронної системи "Онлайн-консультант. Кадровик"

Зверніть увагу! Відтворення матеріалів ОК.Кадровик можливе, лише з письмового дозволу редакції та з посиланням на джерело інформації