Чи обов`язковою долучати посадову інструкцію до особової справи працівника?

Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила 1000/5), в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

•    заява про прийняття на роботу;
•    письмовий трудовий договір (контракт);
•    копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
•    особовий листок з обліку кадрів;
•    доповнення до особового листка з обліку кадрів;
•    автобіографія;
•    копія паспорта;
•    копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
•    копія військового квитка (у разі наявності);
•    копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
•    заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
•    копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
•    копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
•    копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
•    характеристики;
•    копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
•    документи з атестації;
•    заява про звільнення з роботи;
•    копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Посадові (робочі) інструкції не долучаються до особових справ.

Посадові (робочі) інструкції розроблюються на посаду (професію), а не на окремого працівника. Тому достатнім є розроблення однієї посадової (робочої) інструкції конкретної професії для двох і більше працівників. Також слід наголосити на тому, що вписування будь-яких приватних даних працівника (наприклад, прізвище, ім’я та по-батькові) нормами  Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджених разом із Розділом 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, не передбачено.

Посадові (робочі) інструкції розроблюються у двох примірниках, один з яких зберігається у кадровій службі, а другий — у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівнику видається під розписку копія посадової (робочої) інструкції.

Анна Мілієнко-Самсонова,
Головний редактор електронної системи "Онлайн-консультант. Кадровик"